1. ESTIEM Board Meeting 2019

Im August fand das erste Board Meeting des 30. ESTIEM Vorstands in Aachen statt. Die sechs Vorstandsmitglieder aus ganz Europa trafen sich für eine Woche, um ihre Ziele und Strategien für das kommende Jahr zu besprechen.

Ich hatte die Ehre diese sechs engagierten Personen bei mir zu hosten (mein Zimmer ist groß, ja) und sehr persönliche Augenblicke mit jedem einzelnen zu erleben.

Für mich persönlich war diese Erfahrung sehr bereichernd, da ich für eine Woche mich um sechs Leute kümmern musste. Es war als hätte ich auf einmal sechs Kinder und obwohl ich persönlich grundsätzlich kein Interesse daran habe Kinder zu kriegen, war es schön für sie zu sorgen.

Dies war eine ganz neue Erkenntnis für mich, die mich wieder etwas weitergebracht hat: Ich bin gut darin mich um Leute zu kümmern, Sachen herzurichten und einen guten Service zu gewährleisten.

Natürlich ging meine Erfahrung über dies hinaus.

Ich hatte tiefschürfende Gespräche mit dem VP of Education, intensive Diskussionen mit der Präsidentin, beruhigende Einblicke in Auswertungen mit dem VP of activities und sogar Hilfe bei meinen Sudokus von den VPs of finance and public relations. Der VP of administration hat mich bekocht und mich übers Essen belehrt.

Hiermit nenne ich nur ein paar der sehr privaten Momente der Woche, die ein wunderbares Bild jeder einzelnen Person gemalt hat, gute und schlechte Seiten jeder einzelnen Person enthalten.

Während der Woche hat das Board in einem Seminarraum des CARLs gearbeitet. Im Raum nebenan war mindestens ein Mitglied unserer HG, um bei anstehenden Fragen zur Verfügung zu stehen oder die Gruppe zum Essen in der Mensa zu begleiten.

Am Ende des Tages habe ich natürlich immer mitbekommen, was nicht so gut gelaufen ist, wo Frustration entstanden ist und auch wo Durchbrüche erzielt wurden.

Das größte Problem stellte bei weitem die Formulierung der Ziele für das Board-Jahr dar. Bei dieser Diskussion wurden Marie und ich (zu der Zeit aktueller und zukünftiger Local Responsible) dazu gezogen, um zu einer Entscheidungsfindung zu verhelfen.

Marie beteiligte sich an der angeregten Diskussion, während ich mir Notizen machte, da ich das Problem darin sah, dass nicht vernünftig diskutiert wurde. In meiner Position als Beobachter fiel mir auf, dass jede Person mit sich selbst redete statt aufeinander einzugehen. Es wirkte, als wäre jeder von einem anderen Punkt nicht wirklich begeistert und jeder benötigte einen Moment, um seine Gedanken dazu zu ordnen und vielleicht einfach nur den störenden Punkt zu akzeptieren. Bei gemeinsamen Zielsetzungen ist meiner Meinung nach erfolgsversprechend sich an die 80/20-Regel zu halten: 80% der Ergebnisse werden durch 20% der Bemühungen erzielt.

Der VP of administration Giuseppe war sehr darauf bedacht die Meinungen von Marie und mir zu hören, weswegen er mich auf meine Notizen ansprach und meine Meinung hören wollte.

Hierbei müsst ihr wissen, dass ich erst ein Board von ESTIEM mitbekommen habe und das noch nicht mal während der gesamten Amtszeit, da ich erst seit Oktober 2018 dabei bin. Ich tendiere eher dazu meine Meinung als nicht gut genug einzustufen und mich zurück zu halten in Diskussionen, wenn ich mir nicht ganz sicher bin. Dementsprechend war ich relativ verängstigt, als ich als Laie auf einmal das Board beraten sollte, welches schon in verschiedensten Positionen von ESTIEM aktiv war und mindestens doppelt so viel Erfahrung hat wie ich.

Auf der anderen Seite liebe ich Herausforderungen und durch diese meine Ängste zu überkommen.

Also auch diesmal atmete ich einmal tief durch und fing oben mit meinen Notizen an und arbeitete mich an den wichtigsten Punkten entlang.

Wie zuvor erwähnt galt meine Kritik hauptsächlich dem Diskussionsstil.

Es wurden Rückfragen zu manchen Punkten gestellt, um sie besser zu verstehen und ein paar Aha-Momente waren auch dabei.

Meine Meinung wurde als sehr nützlich empfunden und genannte Punkte wurden etabliert!

Wir hatten beschlossen die Diskussion erstmal ruhen zu lassen für den Tag und jedem Zeit zu geben sich sein eigenes Bild davon zu machen und zu entscheiden wie wichtig einzelne Punkte für die jeweilige Person sind.

Letztendlich haben sie nämlich nur die eine Woche Zeit, um ihre Agenda abzuarbeiten und diese war natürlich gut gefüllt.

Am letzten Abend habe ich mich mit dem VP of education Duarte nochmal unterhalten, da er die meisten Zweifel an den Zielen hatte und er sagte mir, dass meine Herangehensweise ihn dazu gebracht hat mich als Präsidentin des übernächsten Boards zu sehen. Was eine Ehre!

Danach gab er mir ein paar Tipps, wie ich dieses Ziel am besten erreiche.

Ob ich mein Ziel erreiche, liegt jetzt ganz bei mir. Unterstützung aus hohen Reihen habe ich auf jeden Fall!

Während der Woche durfte ich auch die Boardbilder machen und die Ansätze dabei waren sehr unterschiedlich. Der eine hat über 30 Bilder von sich machen lassen und unterschiedliche Posen ausprobiert, Brille aufgesetzt, Brille abgesetzt etc. Die Präsidentin hat zwei Bilder gemacht und hat diese noch nicht mal überprüft im Namen der Effektivität. Zwischen diesen beiden Extremen war alles enthalten!

Eines konnte man deutlich bemerken: am Donnerstag, gegen Ende der Woche, war die Effektivität der Arbeitsweise deutlich gesteigert. Die Gruppe hatte sich besser kennen gelernt und die Schwächen und Stärken voneinander erkannt. Es wurde präventiv auf bekannte Situationen hingearbeitet und Pausen wurden strategisch klüger gesetzt.

Bisher habe ich nur über meine Einsichten und die Arbeitsphasen geredet, aber natürlich gab es auch spaßige Abende, wo der Rest unserer HG die Chance hatte das Board kennen zu lernen, vor allem der Karaoke Abend diente dazu! Die Boardies und unsere Mitglieder vermischten sich und fingen die unterschiedlichsten Diskussionen an. Die nicht-deutschen Boardies versuchten sich natürlich an den deutschen Liedern. Dabei stach eine Sache ganz besonders hervor:

Der finnische VP of activities Ole und seine Performance zu “Du hast” von Rammstein. Das ist etwas, was nicht beschrieben werden kann.

Mitten in der Nacht wurde noch etwas zu Essen in der Ponte besorgt, wo dem italienischen VP of administration die “Calabria”-Sauce von Kathy`s Frietnesse gezeigt wurde, die anscheinend anders als der Name verspricht nicht nach seiner Heimat schmeckt!

Ich persönlich finde sie trotzdem sehr lecker!

Dann machten wir uns auf den Weg nachhause…

Das Engagement dieser Personen bemerkt man erst, wenn man sie nachhause leitet und sie selbst betrunken noch Werbung für ESTIEM Events machen und Diskussionen über das Netzwerk führen.

Diese Personen machen diesen Job nicht aus Eigennutzen, sondern aus Überzeugung!

Natürlich gab es zur Verabschiedung die ESTIEM-typischen innigen Umarmungen, die länger und herzlicher sind, da die Woche so emotional und intensiv war!

Ich freue mich schon darauf bald wieder neue ESTIEMer kennen zu lernen, ob durchs hosten oder reisen. Jedes Mal ist anders und trotzdem mindestens genauso gut!

 

In high ESTIEM,

Kiana